Как передать на аутсорсинг учет путевых листов
Учет путевых листов — ключевой, но часто крайне трудоемкий процесс для автотранспортных предприятий. Рукописные данные, риск ошибок, двойная работа — все это отнимает время и деньги.
В этой статье мы расскажем о нашем реальном опыте организации такого учета для крупной «Автоколонны», занимающейся пассажирскими перевозками. Этот кейс покажет, как аутсорсинг может не только решить операционные задачи, но и стать инструментом контроля и оптимизации.
Задача: автоматизировать то, что не поддается автоматизации
Перед нами стояла сложная задача: наладить учет данных из путевых листов для:
- Списания ГСМ.
- Учета выручки.
- Контроля рабочего времени для расчета зарплаты водителей.
- Формирования обязательной отчетности для Министерства транспорта и местной Администрации.
Главная трудность заключалась в том, что критически важная информация — собранная выручка, заправки, остатки топлива, простои — заполняется водителями вручную. Не существовало готовых инструментов для надежного распознавания таких документов.
Решение: комбинация технологии и удаленного эксперта
Для решения мы выбрали платформу 1С: Предприятие 8. Управление Автотранспортом (Управление АТП) и организовали к ней облачный доступ для диспетчеров клиента и наших специалистов.
Как мы выстроили работу:
- Настройка. Наши эксперты провели первоначальную настройку программы под специфику контрактов и маршрутов «Автоколонны».
- Ежедневная работа:
- Диспетчеры «Автоколонны» формируют в 1С путевые листы, распечатывают и выдают водителям.
- В конце смены водители сдают заполненные листы диспетчерам.
- Диспетчеры сканируют листы и загружают их в общее облачное хранилище.
- Наши бухгалтеры обрабатывают поступившие сканы в течение следующего рабочего дня и загружают данные в систему 1С, обеспечивая их точность и полноту.
- Автоматизация. Данные о выручке и расходе топлива автоматически выгружаются в бухгалтерские программы. Информация по рабочему времени передается в наш расчетный отдел для начисления заработной платы.
- Отчетность. На основе обработанных данных мы автоматически формируем и готовим к сдаче все необходимые отчеты в контролирующие органы.
Главный результат: учет, контроль и экономия
Помимо основной задачи, мы реализовали дополнительную выгоду:
Как мы выстроили работу:
- Внешний контроль. Руководство «Автоколонны» получило независимый источник данных для сверки с внутренним управленческим учетом.
- Разделение обязанностей между сотрудниками предприятия и нашими специалистами создало эффективную систему сдержек и противовесов, повысившую общую дисциплину.