Бухгалтерские услуги
для транспорта

ЭТрН обязательна с 1 сентября 2026 года. Однако бумажные ТН не запрещены полностью — они допустимы, но только в исключительных случаях.

Нештрафуемый период (до 1 марта 2027 года)

С 1 сентября 2026 года оформлять ЭТрН нужно обязательно. Но если вы оформите бумажную накладную вместо электронной, штрафа не будет — максимум устное замечание.

Это не отсрочка, а льготный период: обязанность есть, санкций пока нет.

 Случаи, когда бумага разрешена постоянно

Минтранс утвердил закрытый перечень исключений (Приказ № 262 от 01.06.2026). Бумажную ТН можно использовать, например:

• перевозки для нужд Минобороны;
• каботаж иностранными перевозчиками из ЕАЭС;
• сделки с иностранными компаниями, не состоящими в реестре аккредитованных филиалов;
• перевозки для личных, семейных, домашних нужд физлиц;
• перевозки в населённых пунктах без интернета (по перечню Правительства);
• перевозки драгоценных металлов и камней;
• грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо;
• технический сбой или атака, из-за которых невозможно отправить ЭТрН в ГИС ЭПД.

Есть договор перевозки со сторонним Исполнителем -ЭТрН нужна! Нет договора перевозки - нет ЭТрН. Транспортная накладная (ЭТрН) нужна для подтверждения договора перевозки

В пункте 1 статьи 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» прямо закреплено: заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной.

Отсутствие накладной не влечёт недействительность договора. Пленум Верховного Суда РФ в пункте 20 Постановления от 26.06.2018 № 26 прямо разъяснил: отсутствие, неправильное оформление или утрата транспортной накладной сами по себе не являются основанием для признания договора перевозки груза незаключённым или недействительным.

Если в договоре поставки или закрывающих документах (УПД, счёт) стоимость доставки выделена отдельной строкой, перевозка признаётся самостоятельной услугой. Фактически заключается смешанный договор (поставка + перевозка), что влечёт обязанность оформить подтверждающий перевозку документ. С 1 сентября 2026 года таким документом по общему правилу становится электронная транспортная накладная (ЭТрН).

Если организация доставляет товар покупателю собственным транспортом и не заключает договор перевозки с отдельным перевозчиком, оформлять электронную транспортную накладную (ЭТрН) не требуется.

В такой ситуации доставка считается частью исполнения обязательств поставщика по передаче товара, а обязательным сопровождающим документом выступает путевой лист.

Договор аренды транспортного средства с экипажем регулируется ст. 632 ГК РФ и имеет иную правовую природу, нежели договор перевозки (ст. 785 ГК РФ). Арендатор получает автомобиль во временное владение и пользование. С юридической точки зрения арендатор перевозит груз "своим" транспортом, а отношений в рамках договора перевозки между сторонами нет.

При аренде ТС с экипажем сопровождать груз и нести за него ответственность должны вы как арендатор. Арендодатель и его водитель отвечают только за безопасное управление автомобилем и его техобслуживание

При использовании своего транспорта ТН не оформляется (ни бумажная, ни электронная).

При использовании стороннего перевозчика оформляется бумажная ТН, ЭТрН — не оформляется.

Оформляется бумажная ТН, так как это случай исключения из обязательности оформления электронных транспортных накладных, установленный пунктом 7 Приказа Минтранса России от 01.06.2026 № 262 — когда грузоотправитель и грузополучатель являются одним лицо

Нет, не может и вот почему. С 1 сентября 2026 действует Приказ Минтранса № 212 от 12.05.2026 «Об утверждении Правил обеспечения безопасности перевозок автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом»

Приказа № 212 прямо указывает на то, что требования безопасности (профотбор, обучение, режим труда) могут быть исполнены только в отношении «работников по трудовому договору».

Налоговый риск переквалифицировать договора с самозанятым в трудовой.

Кто есть кто в этой схеме

Грузоотправитель — это лицо, которое заключает договор перевозки и оплачивает услуги перевозчика. В вашем случае это продавец (покупатель по отношению к поставщику).

Лицо, осуществляющее погрузку (ЛОП) — тот, кто физически загружает товар в транспортное средство. Это склад поставщика, на территории которого происходит погрузка.

Перевозчик — фактический перевозчик, нанятый продавцом.

Грузополучатель — покупатель, которому адресован груз.

Прямой юридической привязки между ЭТрН и УПД не установлено. Это два самостоятельных документа, каждый из которых выполняет свою функцию.

ЭТрН — это документ, подтверждающий факт перевозки груза. Он закрывает транспортную часть сделки и удостоверяет, что услуга перевозки оказана.

УПД (универсальный передаточный документ) — служит основанием для отражения выручки, списания товаров и учёта НДС. Он фиксирует сам факт передачи товара от продавца к покупателю, а также может объединять счёт-фактуру и первичный учётный документ.

Эти документы не заменяют друг друга, а дополняют, но с разных сторон: транспортный документ подтверждает перемещение, а УПД — переход права собственности и финансовые обязательства.

Специального штрафа за несоответствие номенклатуры, веса или количества в ЭТрН и УПД законодательством не предусмотрено. Однако такие расхождения создают налоговые риски в реальности поставки.

Нет, не обязательно. Согласно Приказу Минтранса России от 11.09.2020 № 409, которым утверждён порядок оформления электронной транспортной накладной, указание стоимости услуг перевозки является опциональным. Соответствующие реквизиты могут оставаться незаполненными — это не считается нарушением порядка оформления перевозочного документа. Аналогичное правило действует и для бумажной транспортной накладной.

Таким образом, отсутствие цены в ТН само по себе не является ошибкой.

Поскольку цена перевозки может не указываться в транспортной накладной, для целей бухгалтерского и налогового учёта (подтверждение расходов согласно статье 252 НК РФ) стоимость может быть подтверждена следующими документами:

• Транспортная накладная (ЭТрН или бумажная). Если стороны заполнили соответствующий раздел и указали стоимость услуги, то такой документ является надлежащим подтверждением цены.
• Акт оказанных услуг (или акт выполненных работ).
• Универсальный передаточный документ (УПД).

В вашей ситуации необходимо оформлять ЭТрН отдельно на каждого конечного получателя груза. Если товар отгружается в адрес трёх разных покупателей, то и накладных должно быть три.

Количество транспортных накладных прямо привязано к количеству грузополучателей. Каждый акт приёмки-передачи груза фиксируется отдельным документом, поскольку у каждого получателя свои реквизиты, свой перечень товаров и своё подтверждение получения. Это требование логистического и налогового учёта.

Заказ-заявка может быть оформлена единым документом на весь объём перевозимого груза, даже если транспортное средство следует в несколько пунктов назначения. Это допускается, поскольку заявка выполняет вспомогательную (организационную) функцию и не привязана жёстко к каждому месту выгрузки.

Всё зависит от того, какую роль вы фактически выполняете: перевозчика или экспедитора. От этого зависит, кто оформляет ЭТрН и как строить документооборот.

На практике часто возникает ситуация, которую можно назвать «скрытый экспедитор». Это когда компания формально оказывает услуги перевозки, но по факту берёт на себя организацию всего процесса: поиск транспорта, контроль маршрута, отслеживание груза, взаимодействие с грузоотправителями и получателями.

Клиенты часто этого не замечают, потому что видят только машину и водителя. Однако если вы не просто везёте груз, а организуете перевозку силами третьих лиц или координируете всю логистическую цепочку, то юридически это уже экспедиторская деятельность.

Главное отличие перевозчика от экспедитора — в их функциях, ответственности и документах.

Перевозчик — это тот, кто непосредственно перевозит груз. Он отвечает за сохранность груза во время перевозки. Именно перевозчик (или грузоотправитель по его поручению) оформляет ЭТрН. Основной документ перевозчика — транспортная накладная (ЭТрН или бумажная).

Экспедитор — это организатор перевозки. Он нанимает перевозчика, контролирует процесс, координирует маршрут и взаимодействие с участниками. Экспедитор отвечает за организацию процесса и выбор перевозчика, но не за сам груз в пути. В ЭТрН экспедитор не указывается — он фигурирует в других документах: договоре экспедиции, заявке, отчёте экспедитора и акте оказанных услуг.

Таким образом, если вы сами везёте груз — вы перевозчик, и ЭТрН оформляется на вас. Если вы только организуете перевозку силами третьих лиц — вы экспедитор, и ЭТрН оформляет фактический перевозчик.

Роль заказчика в оформлении ЭТрН зависит от того, как построены отношения между участниками перевозки. Законодательство предусматривает три основных варианта.

Вариант 1. Заказчик заключает договор с перевозчиком напрямую

В этом случае заказчик признаётся грузоотправителем. Именно он создаёт электронную транспортную накладную, подписывает первый титул ЭТрН и тем самым запускает весь дальнейший документооборот между участниками перевозки.

Вариант 2. В сделке участвует экспедитор, и он принимает груз в своё владение

Здесь грузоотправителем становится уже экспедитор, а не заказчик. Экспедитор оформляет ЭТрН на своё имя и ставит в документе специальную отметку «Является экспедитором».

При этом сведения о заказчике (клиенте) не исчезают — они вносятся в отдельный реквизит «Заказчик услуг по организации перевозки груза» (пункт 1а) с обязательным указанием реквизитов договора транспортной экспедиции.

Подписывать титулы ЭТрН заказчику в этом случае не требуется. Однако он сохраняет доступ к документу в режиме просмотра и может отслеживать статусы подписания всеми участниками.

Вариант 3. Экспедитор организует перевозку, но груз остаётся во владении заказчика

Здесь экспедитор не становится грузоотправителем, поскольку физически грузом не владеет. Соответственно, в ЭТрН он никак не фигурирует. Документ оформляется напрямую между заказчиком и фактическим перевозчиком — так же, как в первом варианте.

Оформляются две отдельные ЭТрН — по одной на каждый этап. Каждый этап — это самостоятельный договор перевозки, поэтому накладная оформляется отдельно.

Первый этап: доставка до склада транспортной компании

На этом этапе вы нанимаете перевозчика, который везёт товар до склада ТК. В первой ЭТрН роли распределяются так:

Грузоотправителем выступает ваша компания (продавец). Перевозчиком — компания, которую вы наняли для доставки до склада. А грузополучателем указывается транспортная компания, потому что именно она физически принимает товар на своём складе.

Грузополучателем в ЭТрН признаётся тот, кто фактически принимает груз от перевозчика. Это может быть не только конечный покупатель, но и промежуточное лицо — в данном случае транспортная компания.

Второй этап: от склада транспортной компании до покупателя

После того как товар поступил на склад ТК, оформляется вторая ЭТрН — уже на доставку конечному получателю. Здесь роли меняются:

Грузоотправителем выступает транспортная компания, если она принимает груз в своё владение и организует перевозку дальше. В некоторых случаях грузоотправителем может быть сам покупатель, если он самостоятельно заказывает эту перевозку. Перевозчиком становится компания, которая везёт груз от склада ТК до конечного получателя. А грузополучателем указывается уже конечный покупатель.

Единая накладная CMR покрывает весь путь, и не нужно оформлять отдельную ЭТрН

Конвенция КДПГ имеет приоритет над Уставом автомобильного транспорта

Устав автомобильного транспорта (закон № 259-ФЗ) содержит норму, которая передаёт регулирование международных перевозок под действие международных договоров. В отношении автомобильных перевозок таким договором является Конвенция о договоре международной дорожной перевозки грузов (КДПГ/CMR), заключённая в Женеве 19 мая 1956 года.

Поскольку СССР присоединился к этой Конвенции, а Россия является его правопреемником, её положения действуют на территории РФ.

 Единый договор перевозки — ключевой критерий

Самое важное в вашей цепочке — это условие «единый международный рейс по одному договору». Если это условие соблюдается, то перевозка считается международной, и к ней применяются правила КДПГ, а не внутреннего законодательства о перевозках.

Согласно пункту 1 статьи 1 КДПГ, Конвенция применяется к договору перевозки, если место погрузки и место доставки груза находятся на территории двух разных государств, и хотя бы одно из них является участником Конвенции. В вашем случае (Китай-Россия) оба эти условия выполняются. Это означает, что единая накладная CMR покрывает весь путь, и на её основании не нужно оформлять отдельную ЭТрН.

Ситуация принципиально меняется, если единый договор разрывается. Если перевозка делится на два самостоятельных договора (например, «Китай - граница РФ» и «граница РФ - склад в городе РФ»), то российский участок перестаёт быть международной перевозкой. В этом случае он становится обычной внутренней перевозкой, и для неё с 1 сентября 2026 года уже обязательно оформление ЭТрН.

Порядок оформления по этапам

1. Поручение экспедитору— клиент оформляет заранее, до физической передачи груза. В нём указано, что везти, откуда, куда, на каких условиях. 
2. Фактический приём груза в Китае— ваш представитель (или склад в Китае, работающий по вашему поручению) принимает груз у поставщика. 
3. Экспедиторская расписка— оформляется сразу по факту приёмки, в т момент — в момент приёмки груза в Китае — вы выдаёте клиенту расписку. Она подтверждает, что груз перешёл в ваше владение и ваша ответственность началась. 
4. ЭТрН на внутрироссийском участке:

• Электронный заказ-заявка (ЭЗЗ)— вы (как грузоотправитель) направляете перевозчику заказ. Подписываете вы и перевозчик. 
• ЭТрН— вы создаёте титул 1 (грузоотправитель), ставите отметку «Является экспедитором», указываете реквизиты договора ТЭО. Перевозчик подписывает титул 2 (приёмка к перевозке). Ваш клиент-получатель подписывает титул 3 (приёмка груза).

Общий порядок такой.

В приказе ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@ сказано, что файл обмена подписывается либо грузоотправителем, либо тем, кто непосредственно осуществляет погрузку в транспортное средство.

Когда лицо, отвечающее за погрузку (ЛОП), и грузоотправитель — это одно и то же лицо, то первый титул подписывает грузоотправитель.

Если в 8-м разделе в качестве ЛОП будет  другое лицо, отличное от грузоотправителя, тогда титул нужно отправлять на подписание именно этому ЛОП. Выбирать, кто будет подписывать — грузоотправитель или ЛОП — просто по желанию нельзя, всё зависит от того, кто указан в разделе 8.

Речь идет о подписи под всем первым титулом, а не только под разделом 8 — отдельной подписи именно для этого раздела формат не дает. Поэтому если в разделе 8 у вас значится ЛОП, который не является грузоотправителем, то грузоотправитель не вправе подписывать титул за него. В этом случае документ уходит на подпись к ЛОП, и только он ставит свою электронную подпись. А вот если в разделе 8 в качестве ЛОП указан сам грузоотправитель, тогда титул подписывает он.

Коротко: если лицо, осуществляющее погрузку, совпадает с грузоотправителем, Титул 1 подписывает грузоотправитель. Если в разделе 8 указан ЛОП, который отличается от грузоотправителя, Титул 1 необходимо направить ЛОП на подписание. Поэтому подпись грузоотправителя и подпись ЛОП нельзя рассматривать как свободный выбор независимо от того, кто указан в разделе 8.

Формулировка приказа ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@ описывает подпись файла обмена информации грузоотправителя так:

«Файл обмена подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью грузоотправителя или усиленной квалифицированной электронной подписью лица, осуществляющего погрузку груза в транспортное средство»

• Приказ ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@, 

Речь о подписи всего Титула 1 целиком - отдельной подписи именно под разделом 8 формат не предусматривает. Если в разделе 8 указан ЛОП, который не совпадает с грузоотправителем, грузоотправитель не может подписать Титул 1 вместо ЛОП. В таком случае документ необходимо направить ЛОП на подписание, и именно ЛОП подписывает его своей электронной подписью. Если же в разделе 8 в качестве лица, осуществляющего погрузку, указан сам грузоотправитель, Титул 1 подписывает грузоотправитель.