Бухгалтерские услуги
для транспорта

Задача: автоматизировать то, что не поддается автоматизации

Перед нами стояла сложная задача: наладить учет данных из путевых листов для:

• Списания ГСМ.
• Учета выручки.
• Контроля рабочего времени для расчета зарплаты водителей.
• Формирования обязательной отчетности для Министерства транспорта и местной Администрации.

Главная трудность заключалась в том, что критически важная информация — собранная выручка, заправки, остатки топлива, простои — заполняется водителями вручную. Не существовало готовых инструментов для надежного распознавания таких документов.

Решение: комбинация технологии и удаленного эксперта

Для решения мы выбрали платформу 1С: Предприятие 8. Управление Автотранспортом (Управление АТП) и организовали к ней облачный доступ для диспетчеров клиента и наших специалистов.

Как мы выстроили работу:

1. Настройка. Наши эксперты провели первоначальную настройку программы под специфику контрактов и маршрутов «Автоколонны».
2. Ежедневная работа:
   • Диспетчеры «Автоколонны» формируют в 1С путевые листы, распечатывают и выдают водителям.
   • В конце смены водители сдают заполненные листы диспетчерам.
   • Диспетчеры сканируют листы и загружают их в общее облачное хранилище.
   • Наши бухгалтеры обрабатывают поступившие сканы в течение следующего рабочего дня и загружают данные в систему 1С, обеспечивая их точность и полноту.
   • Автоматизация. Данные о выручке и расходе топлива автоматически выгружаются в бухгалтерские программы. Информация по рабочему времени передается в наш расчетный отдел для начисления заработной платы.
3. Отчетность. На основе обработанных данных мы автоматически формируем и готовим к сдаче все необходимые отчеты в контролирующие органы.

Главный результат: учет, контроль и экономия

Помимо основной задачи, мы реализовали дополнительную выгоду:

Как мы выстроили работу:

• Внешний контроль. Руководство «Автоколонны» получило независимый источник данных для сверки с внутренним управленческим учетом.
• Разделение обязанностей между сотрудниками предприятия и нашими специалистами создало эффективную систему сдержек и противовесов, повысившую общую дисциплину.