Бумажные цепи

Российское законодательство, бухгалтерское и налоговое, требует, чтобы все хозяйственные операции были оформлены подтверждающими документами. Нет документа — нет факта. Этот принцип является одним из самых существенных по влиянию на учет и проистекает он, из нашей национальной особенности, а именно любви к обрядолюбию, при которой форма самого документа гораздо важней содержания.  

Подтверждением приоритета формы над содержанием, сколько бы не усердствовали поборники международных стандартов, заложено в статье 9 Федерального Закона «О бухгалтерском учете», которая так и называется «Первичные документы». В этой статье помимо вышеназванного требования об оформлении всех операций оправдательными  документами, прямо указано, что документы, принимаются к учету, если они содержаться в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Звучит грозно, но на практике данное требование настолько повсеместно и естественно влилось в хозяйственную жизнь, что при подписи, например, расходного кассового ордера на получение подотчетных сумм, вряд ли кто задумывается о принадлежности документа к унифицированной форме №КО-2. Человечество скованно бумажными цепями, но и от этих бумажных цепей время от времени нужно избавляться.

 

Сроки хранения

Пункт 1 статьи 17 ФЗ “О бухгалтерском учете” устанавливает: “организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет”.

С другой стороны, подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 Налогового Кодекса РФ предусмотрено, что налогоплательщик обязан  “в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов”.

Действующие нормы, хотя и предусматривают различные сроки хранения документов, но в интересах разных отраслей права — налогового и бухгалтерского.

Тем не менее, исходя из логики, общий срок хранения документов должен составлять не менее 5 лет, если иное не устанавливается правилами государственного архивного дела.

Течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления бухгалтерской и  налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов. Таким образом, начиная с 1 января 2007 года, истекает обязательный срок хранения для документов 2001 года и более ранних годов.

 

Личные исключения

С некоторыми документами, практически не возможно расстаться, так как срок в 5 лет является минимальным, а «истинный» срок хранения устанавливается правилами государственного архивного дела. Основным нормативным документом, применяемым на практике, является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой  06.10. 2000 года.

К примеру, годовые бухгалтерские балансы и отчеты, включая все приложения к ним, а так же годовые отчеты по налогам должны храниться постоянно, т.е. до момента ликвидации организации.

Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения,  личные карточки работников характеристики работников должны храниться 75 лет.

 

Оценим последствия

Жизнь порой преподносит сюрпризы и предпринимательская деятельность не исключение. С формальной стороны отсутствие бухгалтерских документов считается налоговым правонарушением. Согласно ст. 120 Налогового кодекса если у организации за один налоговый период нет первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета, то это будет являться грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, за которое полагается штраф в размере 5000 руб. (п. 1 ст. 120 НК РФ). Если же у организации отсутствуют перечисленные выше документы более чем за один налоговый период, то штраф будет составлять уже 15 000 руб. (п. 2 ст. 120 НК РФ).

Кроме того,  п. 3 ст. 120 НК РФ, предусмотрена более весомое нарушение за отсутствие документов. Если будет доказано, что утеря документов послужила причиной занижения налоговой базы, то такое нарушение влечет взыскание штрафа в размере десяти процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее пятнадцати тысяч рублей.

Что касается должностных лиц организации, а это в первую очередь директор и главный бухгалтер, то нарушение порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двадцати до тридцати минимальных размеров оплаты труда.

Из всего вышеперечисленного, можно сделать вывод, что если документы утрачены, то все таки основные последствия для организаций будут заключаться в занижении налоговых баз, например в невозможности подтверждения расходов по налогу на прибыль. Однако, стоит принять во внимание, что невозможность налогоплательщика представить проверяющему в момент проверки какого либо документа не означает постановку «окончательного диагноза». За налогоплательщиком сохранено право представить документы и по истечении налоговой проверки, включая и судебные разбирательства.

Такие документы суд обязан принять во внимание, так что время на поиски или изыскание возможностей восстановления документов расширены.

Ситуация отсутствия первичных документов, скажем подтверждающих расходы, в этом смысле сложна и для налогового инспектора, так как принимая во внимание право налогоплательщика на представление утраченного документа, выводы, сделанные в ходе проверки, включая и всю работу по ней могут подлежать и последующей корректировке. В этом смысле отсутствие документов, конечно при наличие возможности каким-либо способом их восстановить, является палкой об двух концах как для проверяющих так и для проверяемых.

Если же документы были утрачены вследствие чрезвычайных, непреодолимых обстоятельств (к числу которых при соблюдении определенных условий можно отнести пожар или залив помещения), то существуют судебные решения, которые освобождали налогоплательщиков от ответственности.

В заключение хочется обратить внимание на единственный налог, отсутствие первичных  документов по которому может являться формальным основанием для  вывода о занижении налоговой базы — это НДС и счета-фактуры. Так что в этом случае, на вопрос «иметь или не иметь» уместен только один ответ — «иметь»!