Бухгалтерский аутсорсинг — как это работает

Бухгалтерский аутсорсинг — как это работает

Бухгалтерскому аутсорсингу в нашей стране уже больше 20 лет, все равно при обращении предприниматели спрашивают, как это работает.

Начало сотрудничества — это самый сложный переходный момент и для клиента, и для бухгалтерской фирмы.  Поэтому я расскажу, как это происходит у нас в СБК «Профит».

Проводим установочную встречу

Самый привычный формат начала сотрудничества — это встреча. Цель встречи — понять логику бизнеса так, как ее видит сам предприниматель. На встрече мы рисуем блок-схемы, чтобы было легче разобраться во взаимосвязи внутренних бизнес-процессов. Это важное и полезное занятие, так как позволяет нам вникнуть в суть бизнеса, а предпринимателю – посмотреть на свой бизнес как бы со стороны.

Часто уже на первой встрече мы можем выявить и наметить пути решения управленческих, организационных и других проблемы. Анализируем налоговые риски и налоговую нагрузку.

Определяем контактных лиц

Бухгалтерской фирме обычно передают внешние блоки: бухгалтерский и налоговый учет, сдача отчетности, налоговое представительство, консультирование; а также расчет заработной платы. Внутренний операционный и управленческий учет остается в самой фирме.

Но без опоры на первичный, внутренний учет, мы не сможем работать с клиентом. Поэтому нам важно в самом начале сотрудничества определить тех лиц, с кем будем общаться в процессе работы и обмениваться информацией. Понять, кто и за что отвечает на стороне клиента, какой информацией располагает.

 Все это справедливо для фирм и предпринимателей, у которых есть свои бухгалтера. Но если их нет или нужно вести только налоговый учет, то мы может общаться непосредственно с директором или с самим предпринимателем.

Со своей стороны мы назначаем ведущих бухгалтеров, в чьи заботливые руки переходит фирма-клиент. Как минимум, это два наших сотрудника: ведущий бухгалтер по бухгалтерскому и налоговому учету и бухгалтер по расчету заработной платы.

Устанавливаем доступ к бухгалтерской программе

Вручную сейчас практически никто учет не ведет, работают в бухгалтерской программе. Если фирма уже действующая, то нужен доступ к базе данных, в которой ведется учет. Но чтобы его получить, даже не нужно никуда ехать. Нам достаточно удаленно подсоединиться к компьютеру, на котором установлена такая база. Обычно организуем совместный онлайн-доступ к информационным базам, в которой будут одновременно работать наши специалисты и бухгалтеры фирмы-клиента.

 Экспресс аудит

Бухгалтерский и налоговый учет уже действующей фирмы с чистого листа не начнешь и не обрубишь на «до» и «теперь». Данные перетекают из прошлого в настоящее, и чтобы ответить на текущие вопросы, нужно понимать, правильно ли все сделано в прошлом. Поэтому мы проверяем те прошлые периоды, которые могут повлиять на настоящее. Это такой экспресс-аудит, в ходе которого мы решаем, насколько безопасно обстоят дела у нашего клиента и требуются ли какие-то исправления.

Определяем стоимость обслуживания

На стоимость услуг влияют четыре фактора:

 1) трудоемкость учетной работы;

2) масштаб бизнеса, так как чем больше выручка фирмы, тем больше и потенциальные риски;

3) система налогообложения;

4) количество работников, если нам на аутсорсинг передается блок по расчету заработной платы.

Немного нашей внутренней кухни

Клиенты часто спрашивают: «А как вы можете вести столько разных клиентов?».

Все дело в организации внутреннего производственного процесса и автоматизации. Мы разработали собственную систему автоматизации, которая позволяет нам не упустить ни один отчет ни по одному клиенту и все сдавать вовремя. Несколько лет назад наша система стала полноценным онлайн-сервисом «Мультибухгалтер»,  и теперь она помогает работать бухгалтерским фирмам со всей России: от Калининграда и Москвы до Барнаула и Владивостока. Продвигаем опыт на благо общего дела!

Клиентов мы тоже подключаем к Мультибухгалтеру и создаем для них личные кабинеты. В мобильном приложении клиенты видят, какие специалисты с ними работают, их контакты и даже фотографии. Общаются со бухгалтерами и обмениваются документами, видят свой баланс и выставленные счета. Так все хранится в одном месте и не смешивается с личными чатами.

Коллеги, друзья, обращайтесь к нам в СБК «Профит», если вам нужно бухгалтерское обслуживание или есть вопросы по бухгалтерскому аутсорсингу. Наша заботливая команда специалистов всегда рада помочь и ответит на все ваши вопросы.